Comment construire un plan de formation ?

Il faut tout d’abord identifier l’intérêt pour l’entreprise de disposer d’un plan de formation et identifier les étapes de sa mise en place.

La construction d’un plan de formation présente plusieurs intérêts :

• identifier les actions de formation qui devront être mises en œuvre ;
• programmer la réalisation des actions ;
• communiquer sur les actions qui vont être mises en place.

Quelles sont les étapes de la réalisation d’un plan de formation ?
Le plan de formation peut être réalisé et mis en œuvre en 8 étapes :
1. Définition de la politique de formation
2. Identification des besoins en compétences
3. Choix des modalités d’action les plus appropriées
4. Définition des conditions de réalisation
5. Mise en place d’une programmation
6. Information sur le plan de formation
7. Organisation des actions et suivi
8. Evaluation dynamique

Définition de la politique de formation
Il s’agit de faire le lien entre la stratégie de l’entreprise et les actions de formation.
> Voir sur un autre post: Comment construire une politique de formation ?

Identification des besoins en compétences
En fonction de l’évolution des activités et des emplois, un diagnostic sur les besoins en compétences peut être réalisé à partir des compétences nécessaires aux évolutions et aux compétences possédées par les salariés.

Choix des modalités d’action les plus appropriées
La formation n’est pas la seule réponse possible à un besoin de compétences. Avant de valider le fait d’organiser une formation, il faut envisager d’autres moyens de permettre les acquisitions de compétences (mise en situation, accompagnement, mise à disposition de ressources, etc.).
Définition des conditions de réalisation
La mise en place d’actions de formation suppose de maîtrise les conditions de coût, de qualité et de délai de réalisation. Le plan de formation doit permettre d’identifier tous les éléments qui concourent à l’optimisation du rapport Coût-Qualité-Délai.

Mise en place d’une programmation
La programmation des actions de formation permet de déterminer le « juste à temps » c'est-à-dire le moment opportun pour réaliser la formation en tenant compte à la fois du moment où sont nécessaires les compétences requises et des impératifs liés à la charge de travail.

Information sur le plan de formation
Pour gérer les absences liées à la formation ou bien pour permettre au salarié d’utiliser les compétences acquises pendant la formation, les managers ont besoin de connaître les périodes pendant lesquelles les salariés iront en formation. De même, les salariés sont d’autant mieux à même de profiter de la formation qu’ils sont informés suffisamment à l’avance.

Organisation des actions et suivi
Le plan de formation sert à produire les actions de formation : l’opérationnalisation du plan doit donc être suivie.

Evaluation dynamique
L’évaluation du processus de gestion du plan de formation doit permettre d’améliorer le plan de formation de la période suivante.

Il faut ensuite déterminer la période que va couvrir le plan de formation. 

 Quel rythme pour le plan de formation ?

Le plan de formation est traditionnellement annuel dans la majorité des entreprises. Pour autant cette périodicité n’est pas impérative.

Pourquoi le plan de formation est-il le plus souvent annuel ?
Pour plusieurs raisons :

• les obligations fiscales annuelles des entreprises ;
• l’obligation d’informer les représentants du personnel avant la fin de l’année des projets de formation pour l’année suivante ;
• l’articulation du plan de formation avec des budgets de fonctionnement eux-mêmes annuels ;
• l’intérêt d’avoir une programmation prévisionnelle sur toute l’année ;
• etc.

Le plan de formation annuel est-il obligatoire ?
Non. Le plan de formation lui-même n’est pas une obligation pour l’entreprise. Il est obligatoire d’informer les représentants du personnel sur les projets de formation pour l’année à venir, pas nécessairement d’avoir déterminé l’ensemble des projets un an à l’avance.

Pourquoi le plan de formation aurait-il une autre périodicité que l’année ?
Parce que toutes les formations ne se gèrent pas dans un cadre annuel. Certaines formations sont nécessairement décidées en cours d’année parce qu’elles correspondent à des besoins ponctuels qui n’étaient pas prévisibles.
D’autres formations peuvent être programmées sur plusieurs années civiles parce qu’elles correspondent à un projet de moyen ou long terme ou sont de longue durée.

Quel est le meilleur rythme pour le plan de formation ?
Celui des besoins de l’entreprise en matière d’accompagnement des performances, des projets et des parcours des salariés.
En fait, selon les actions, le plan de formation peut fonctionner sur des rythmes différents :

• au fil de l’eau pour certaines actions ponctuelles ;
• à l’année pour ce qui peut être anticipé ;
• pluriannuel pour des actions de longue durée ou correspondant à des objectifs de moyen ou long terme.

Il convient donc de prendre en compte les rythmes de l’entreprise avant d’adopter une période calendaire pour l’adoption d’un plan de formation.

Comment impliquer la hierarchie ?


L’implication ne se décrète pas.

Il faut que l’encadrement trouve un intérêt à s’impliquer dans les processus de formation pour que la participation à l’élaboration du plan soit efficace.

Pourquoi est-il intéressant d’impliquer l’encadrement dans l’élaboration du plan de formation ?

Pour au moins deux raisons :

• la décision de formation implique une absence du salarié que le manager gèrera d’autant mieux qu’il est partie prenante dans la décision de formation ;
• l’efficacité de la formation est conditionnée par l’utilisation effective des compétences acquises en formation.
  A défaut, la déperdition peut être très rapide (par exemple, le salarié qui n’utilise jamais un outil informatique sur lequel il a été formé perd très vite ses connaissances). Et il est indispensable que le manager permette l’utilisation de la formation lors du retour sur la situation de travail.

Qu’est-ce qui peut contribuer à l’implication de l’encadrement dans la formation ?
L’implication de l’encadrement est d’autant moins acquise que la formation peut poursuivre des objectifs, ou avoir des effets, non souhaités par un manager :

• formation en vue d’une mobilité d’un salarié très compétent dans l’équipe ;
• absence pendant la formation ;
• maîtrise de compétences que ne possède pas le manager ;
• questionnement sur les pratiques professionnelles et remise en cause potentielle des manières de travailler ;
• etc.

Dès lors, il convient d’identifier avec le manager les services qui pourront lui être rendus par le fait que le salarié se forme :

• meilleure compétence et meilleure efficacité ;
• sentiment de reconnaissance du salarié influant sur sa motivation ;
• etc.

Quelle est la limite de l’implication de l’encadrement en matière de formation ?
Elle se trouve dans le fait qu’un manager a tendance à prendre des décisions en fonction de son périmètre d’intervention et des objectifs qui lui sont propres et pas toujours en fonction d’intérêts qui dépassent son champ d’action.
Par exemple, un manager peut avoir un intérêt direct à ce que les salariés très compétents demeurent dans son service et que les salariés moins compétents ou qui ont de moins bons résultats soient mutés dans un autre service. L’entreprise peut avoir d’autres objectifs dans sa politique de mobilité professionnelle.
L’implication du manager doit donc être recherchée avant tout pour les formations qui entrent dans le cadre de son champ de décision et de gestion.

Comment impliquer les salariés ?

Pas plus que pour les managers, l’implication des salariés ne se décrète.
Il importe avant tout de déterminer l’intérêt des salariés pour la formation.
Remarque :
Toute la réforme de la formation professionnelle intervenue en 2003 et 2004 est orientée sur la notion du salarié acteur de sa formation, ce qui implique une participation, qu’elle qu’en soit la forme, à la prise de décision de formation.

Pourquoi les salariés ne seraient-ils pas impliqués en matière de formation ?
Il existe plusieurs raisons au fait que les salariés soient parfois réticents pour aller en formation :

• mauvais souvenir liés à la scolarité ;
• sentiment que la formation est inutile ;
• perception négative de la formation assimilée à la reconnaissance d’un manque de compétence ;
• rejet des modalités de formation (trop scolaire, ou au contraire avec des pédagogies trop proactives, etc..) ;
• crainte d’une remise en cause par la formation ;
• perte de salaire due au suivi de la formation (pour les salariés payés à la production ou qui bénéficient de primes attachées au poste de travail et qui peuvent disparaître du fait de la formation) ;
• charge de travail ;
• etc.

Comment impliquer les salariés dans la formation ?
En clarifiant les motivations de la décision de formation et les conditions de sa réalisation : objectifs poursuivis, suites attendues de la formation, contenu, modalités de déroulement, etc.
Il est également possible de consulter le salarié sur le choix de la formation ou sur les contenus de formation ou encore sur le choix de l’organisme.
Enfin, il faut pouvoir identifier les services ou les « plus » que la formation peut apporter au salarié.

Faut-il associer le salarié à la décision de formation ? 
La loi l’impose pour le DIF mais pas pour le plan. Il faut tenir compte du fait qu’un salarié ne peut pas être formé : lui seul est capable de se former. En d’autres termes, pour que la formation ait un résultat positif, il faut que le salarié l’ait décidé ce qui demeure très aléatoire lorsque la formation est subie ou que le salarié ne souhaitait pas suivre l’action proposée.
De ce fait, la prise en compte de l’avis des salariés sur les formations qui leurs sont proposées, y compris dans le cadre du plan de formation, est vivement conseillée.