FreeMind devient FreePlane

mardi 21 avril 2009, par Pierre Mongin

 Le logiciel libre de mind mapping , le plus téléchargé au monde FreeMind vient d’évoluer . Il s’appelle désormais FreePlane. Il conserve son ergonomie et gagne plusieurs fonctionnalités qui lui manquait :arrière-plan couleur, gestion des images ,outliner (mode Plan) , et 16 formats d’export : OpenOfficewriter,Word et Powerpoint(via Writer) , PDF,Flash,SVG, JPEG,image cliquable ...
 La version bêta est suffisamment stable pour vous lancer.-Elle vient de sortir toujours en français en version bêta 5, voir ici 
 Pour démarrer avec un logiciel de mind mapping comme FreePlane, il suffit de quelques points à connaître : 
 1- l’ergonomie est proche de vos habitudes sous Windows . Fichier/Nouveau dans la barre d’outils ouvre une carte avec un rond central 
 2-Avec la touche Inser, vous créez une première branche à 2 heures (sur une horloge) 
 3- Avec la touche Entrée, vous créez une branche de même niveau 
 4- Vous glissez/déposer vos branches pour créer la hiérarchie entre elles que vous souhaitez. Au bout de ces branches , vous accrochez comme sur un sapin de Noël, ce que vous voulez:image, mots ; paragraphes, liens hypertextes . 
5- Vous créez ainsi un dossier électronique qui va vous servir à organiser vos idées , vos fichiers, vos images ...
-Le plus rassurant est que toutes vos cartes FreeMind sont totalement compatibles avec FreePlane.Les notes de bas de page sont positionnables à droite, à gauche , en bas .   
 Les améliorations par rapport à FreeMind sont flagrantes et en particulier le fonds d’écran qui peut changer de couleur rendant l’interface plus agréable et les lignes qui peuvent devenir pointillées et disparaître.  Une nouvelle fonction Filtrer apparaît dans la barre d’outils avec toutes sortes de possibilités .
 Il est vrai qu’avec plus de 8,9 millions d’utilisateurs dans le monde, FreeMind ne doit pas sa réputation au hasard. FreePlane est son digne successeur. quelques secrets de FreePlane sont disponibles sur ce site .
 Vous y découvrirez de nouveaux "skins" (habillages) , voir l’article suivant, voir aussi créer une arborescence des dossiers de votre ordinateur en 3 clics avec FreePlane Pour en savoir plus, téléchargez gratuitement 2 chapitres de Boostez votre efficacité avec FreeMind sur Eyrolles.com . Ce livre vous donnera tous les moyens de profiter au mieux de FreeMind et de Freeplane, les commandes restant à 98 % les mêmes. 
Pour suivre ce site : coller l’adresse suivante dans votre Google reader par ex :http://www.mindmanagement.org/

La Technique Pomodoro ou l’art de gérer son temps …grâce à une tomate

   La gestion du temps est un sujet qui me passionne. Il existe un nombre impressionnant de méthodes vous promettant de devenir maître de votre temps.
   Certaines sont redoutablement efficaces, du moins au début quand l’effet nouveauté vous motive à expérimenter la promesse de la technique ultime. Très vite, le manque de discipline et le manque de motivation vous font retomber dans vos bons vieux travers. Voilà pourquoi, il est important de trouver le système le plus motivant donc le plus simple.
   Parlant simplicité, j’ai découvert la technique Pomodoro (The Pomodoro Technique ou littéralement la technique de la tomate).
    Loin de tous les systèmes sophistiqué de management, elle se veut simple et résolument orientée productivité.

En quoi consiste la technique Pomodoro ?

La philosophie derrière la technique de la tomate consiste à ne se consacrer pleinement qu’à une tâche à la fois.

1 – Pendant 25 minutes, vous n’allez porter votre attention que sur une activité (appelée tomate) unique et rien d’autres

   Votre intérêt ne se bornera qu’à la réalisation de cette tâche. Vous ne vous laisserez pas distraire par quoique ce soit d’autres. Vous ne pouvez pas interrompre cette activité pour autre chose et revenir ensuite à votre tâche initiale. Vous ne pouvez pas poursuivre au-delà des 25min même si vous pensez terminer la tâche avec quelques secondes de plus.

2- Après chaque tomate, vous faites une pause de 3 à 5 min

   Il s’agit d’un break total pendant lequel vous ne faîtes rien de stimulant : juste de la relaxation et du fun en somme

3- Après 4 tomates accomplies, vous devez faire une pause plus longue de 15 à 30 min

   C’est le moment idéal pour vous livrez à vos actions gourmandes en temps, peu rentables mais faussement libérateurs.
Exemple : lisez vos mails, surfez sur le net, …

4- Enfin, n’oubliez pas de prendre des notes sur les tomates que vous vous serez farcies (NDLR: « désolé »)

   Gardez une trace de vos actions pendant la journée et faites le bilan de vos prouesses à la fin de la journée

Les outils de la méthode Pomodoro

   Pour une méthode qui se veut simple, vous vous douterez que le matériel requis est élémentaire :

• un minuteur
  Idéalement un minuteur de cuisine en forme de tomate si vous voulez respecter scrupuleusement la tradition et l’esprit pomodoro
  Sinon un Timer en ligne fera l’affaire. Je vous propose mon Online Timer à titre d’exemple.
• un crayon
• une feuille de papier
  Là encore, je vis avec mon temps (et surtout je travaille essentiellement en ligne), j’ai choisi le support digital. Un joli document word ou tableau excel fait parfaitement l’affaire pour la prise de notes

Pourquoi la technique de la tomate est-elle efficace ?

   La méthode de prime abord peut vous sembler contraignante. C’est ce qui fait sa force. Elle introduit une composante indispensable à tout modèle de réussite : la discipline.
Sans la discipline de soi, il est impossible de se transformer. Pour rompre avec ces habitudes qui jusqu’ici vous ont freiné, vous devez avoir la volonté de changer.
    Ce changement doit s’opérer sur le long terme. Il est donc nécessaire d’introduire de nouvelles habitudes à répéter jour après jour.
La technique de la tomate impose cette discipline.

Discipline de la concentration

Idée reçu n°1 : Je suis multitâche, je réalise plusieurs choses à la fois

   C’est sans doute une des idées reçues les plus néfastes à la productivité. Des études scientifiques ont prouvé que nous ne pouvons répondre qu’à un stimulus à la fois.
Si vous croyez être capable de penser ou faire plusieurs choses en même temps, vous êtes dans l’erreur.     
   Vous ne ferez qu’osciller entre les réponses aux différents stimulis qui auront pour effet de vous disperser intellectuellement et physiquement. Certaines études ont même démontrées qu’il est plus dangereux pour la santé d’être accroc au multitâche que de fumer de la marijuana.
Oubliez le multitâche, restez pleinement dévoué à une action unique.

Discipline du temps

   Vous ouvrez les yeux. C’est le matin, il est 9h. Horreur, le réveil n’a pas sonné ! On vous attend à l’autre bout de la ville dans 30min.
Vous allez alors vous surprendre à être terriblement efficace. Pas de temps perdu, vous allez droit à l’essentiel et réussissez à vous préparer pour arriver à l’heure. Ce scénario vous est-il familier ?
    Très souvent, si vous vous laissez une certaine durée pour faire une tâche donnée, vous allez de manière élémentaire vous arranger pour réaliser la dite tâche pendant la durée définie.
   C’est un peu le drame de la culture professionnelle en France.
    La politique de l’entreprise repose sur le « temps de travail réglementaire ». Nous aurions beaucoup à gagner si nous prenions en compte la durée effective du « labeur ». Mais ceci est un autre débat
    La technique de la tomate impose de gérer son temps sur une durée de 25min. Pourquoi cette unité de temps me demanderez-vous ?
   Ces 25 min correspondent à la durée moyenne pendant laquelle le cerveau peut se concentrer sur une chose sans faillir. La méthode consiste donc à adapter vos périodes de travail à vos facultés de concentration.

Les pauses

   Elles sont aussi nécessaires que le travail. Sans elles vous ne pourrez pas durer et votre travail perdra sensiblement de son efficacité. Elles permettent d’éliminer le stress.
    Il vous faut relâcher la pression. Étirez-vous. Bougez. Dansez. Le corps autant que l’esprit a besoin de se régénérer.
    Les longues pauses, elles, permettent également d’échapper un instant à une discipline trop rigoureuse. Trop de discipline, tue la discipline

Prise de notes

   Pour être meilleur dans la gestion de son temps, il est judicieux de relever ce que nous faisons de notre temps.

•    Quelles sont les tomates ou actions que vous réalisez ?
•    Sont-elles nécessaires ? S’intègrent-elles dans un plan plus général que vous avez défini ?
•    Ont-elles été réalisées comme vous l’aviez imaginé ? Que pouvez-vous améliorer ?

Prenez des notes tout au long de la journée. Et à la fin de celle-ci, faites le bilan de votre moisson d’actions

Les limites de la tomate

   J’utilise cette technique depuis quelques jours maintenant. Je suis conquis par son efficacité.
   Il y a l’effet de nouveauté mais pas seulement, cette méthode m’enthousiasme. Elle libère en moi une énergie nouvelle qui me pousse à accomplir des tâches jusqu’alors matière à procrastiner.
C’est presque devenu un jeu. Quelle tomate vais-je bien pouvoir cultiver pendant ces 25 prochaines minutes ?
   Pour autant, j’ai parfois trouvé frustrant d’interrompre une activité stimulante au bout des 25ères minutes, comme la rédaction de cette article par exemple. Mais discipline oblige, je l’ai fait.
J’envisage 2 solutions :

• définir des tomates plus au moins grosses suivant le degré de motivation.
• ou accepter une pause salutaire pour mieux reprendre ensuite.

   Je testerai ces options.
   Il est aussi indiqué de ne pas employer cette technique pendant son temps libre, lorsqu’on s’adonne à une passion ou dans ses relations avec les autres (famille, amis et amours).
   Enfin, si la technique Pomodoro permet de bien faire, il reste indispensable de définir quoi faire.

Un bon leader fait les bonnes choses. Un bon manager fait bien les choses. Pour être meilleur, soyez le leader et le manager de votre vie.

   Il ne s’agit pas de s’agiter dans tous les sens en espérant arriver à quelque chose. Vous devez encore savoir où vous voulez aller et comment vous voulez y aller.
   Vos nouvelles amies les tomates seront alors vos meilleures compagnons de route.
    Il suffit d’une demi-heure pour mettre en œuvre la technique Pomodoro. N’attendez pas, mettez-vous aux tomates

Ressources : vous pouvez en savoir plus en allant sur le site officiel de The Pomodoro Technique.

Comment contracter avec un organisme de formation

En considérant que la contractualisation est à la fois un outil juridique et un outil de qualité.

Est-il obligatoire de passer une convention avec un organisme de formation ?
Non. Depuis juin 2005, il n’est plus obligatoire de conclure des conventions de formation avec les organismes de formation.
En l’absence de convention, on peut utiliser des bons de commande, des bulletins d’inscription, des factures, dès lors que sont précisés la nature de la formation, sa durée, les effectifs concernés, ainsi que les modalités de déroulement, la sanction et le prix.
Attention !
La convention de formation demeure indispensable en cas :

• de formation pluriannuelle ;
• de contrat de professionnalisation ;
• de bilan de compétences ou de VAE (qui font l’objet de contrats spécifiques).

Quelle est l’utilité de la convention passée avec l’organisme de formation ?
Préciser les conditions d’organisation de la formation : la formation est une prestation de services qui constitue une simple obligation de moyens. La convention de formation peut permettre d’engager l’organisme de formation sur les moyens qui seront mis en œuvre.

En quoi la convention peut-elle être un gage de qualité de la formation ?
Il est possible de considérer que la convention matérialise l’acte d’achat de formation en précisant les conditions dans lesquelles l’entreprise souhaite que la formation se réalise. En ce sens, la convention permet de contractualiser le cahier des charges de la formation et d’engager le prestataire sur ce cahier des charges.
Il ne s’agit donc pas d’un simple outil administratif.

Est-il possible de faire des conventions cadres avec les organismes de formation ?
Oui. L’intérêt des conventions cadre est qu’elles permettent de négocier les conditions qui seront appliquées à toutes les formations.

Comment choisir un organisme de formation

Dès que la demande de l’entreprise est clairement définie, il est possible de déterminer les conditions d’intervention de l’organisme.
Compte tenu de la diversité des prestataires de formation, de leurs modalités d’organisation et de fonctionnement, il est important pour l’entreprise de vérifier la capacité de l’organisme, et des intervenants, à réaliser le projet de formation.
Vous pouvez vous aider de la grille suivante pour questionner le ou les prestataires pressentis :

	Questions à poser à l’organisme de formation
Présentation générale	Histoire, caractéristiques, CA, évolutions récentes, stratégie, …
Structuration des activités	Organisation interne (et externe éventuellement)
Responsable du domaine de formation qui vous intéresse	Fonction, positionnement, CV, …
Intervenants dans la formation	CV détaillé de tous les intervenants
Capacités de personnalisation	Capacités à prendre en compte les spécificités de votre projet (individualisation, modularisation…)
Expérience :- sur des projets identiques - dans un secteur identique ; - auprès de publics identiques	Différencier l’expérience de la structure et l’expérience des intervenants dans la formation qui vous intéresse
Réponse à vos questions	Capacités à répondre à vos différentes demandes
Justifications des choix de formation	Capacité à convaincre sur les choix retenus dans l’organisation et le contenu de la formation
Indications de facteurs de réussite	Capacité à identifier les conditions requises pour que la formation se déroule correctement
Mode de management de la formation	Garanties sur l’organisation et la régulation de la formation
Valeur ajoutée par rapport aux concurrents	Eléments distinguant l’organisme parmi les concurrents
Coût détaillé	Capacité à justifier le prix demandé et ses différents composants
Autres informations	A la discrétion du prestataire

Existe-t-il des normes ou labels de référence sur le marché de la formation ?

Oui, il est possible de se référer à des certifications d’organismes qui permettent d’avoir des garanties sur la  solidité de la structure et la qualité de son fonctionnement.
L’Office Professionnel de Qualification des organismes de Formation (OPQF) délivre ainsi des labels par domaine de formation aux organismes qui présentent une structure financière saine, des moyens appropriés de formation et des attestations de satisfaction de la part des clients.
Par ailleurs, les organismes de formation peuvent utiliser les certifications disponibles pour toute entreprise ou activité telles que les normes ISO.
Attention !
Une certification atteste que l’organisme remplit a priori toutes les conditions pour organiser des formations de qualité. Il ne s’agit pas d’une garantie délivrée pour chaque formation.

Qui sont les organismes de formation

Les organismes de formation professionnelle continue sont environ 10 000 en France.
Cette diversité est due, notamment, au fait que le marché de la formation professionnelle continue est libre d’accès.

Qu’est-ce qu’un organisme de formation professionnelle continue ?
C’est une personne morale ou physique qui a déclaré auprès de l’administration du travail exercer une activité de formation dans le cadre des dispositions du Code du travail relatives à la formation professionnelle continue.
En d’autres termes, il suffit de déposer une déclaration auprès de l’administration pour avoir le droit d’exercer une activité de formation.

Pourquoi les organismes de formation sont-ils soumis à une déclaration auprès de l’administration ?
Pour une raison financière : la formation professionnelle continue étant financée dans le cadre d’obligations fiscales par les entreprises, mais aussi par des fonds publics (Etat, Conseils régionaux), il a été décidé que les prestataires de formation devaient rendre des comptes particuliers destinés à vérifier que l’argent de la formation est bien utilisé pour la formation.
Afin d’identifier les organismes et de les soumettre à un contrôle et un suivi spécifique, il était nécessaire de leur demander de se faire connaître auprès de l’administration.

Peut-on se former dans un organisme qui ne serait pas déclaré ?
Oui, mais pas dans le cadre de la formation professionnelle continue. Si l’organisme n’est pas déclaré, la formation suivie ne sera pas considérée (quelle que soit sa qualité par ailleurs) comme une action de formation continue. Elle ne pourra être financée par l’entreprise ou par MEDIAFOR, elle ne pourra donner lieu à utilisation du DIF ou du CIF.
Si vous souhaitez tout de même avoir recours à un organisme non déclaré pour réaliser la formation, vous devrez la financer avec vos frais généraux mais pas en utilisant des ressources financières destinées à la formation.

Qui peut exercer une activité de formation ?
Toute personne physique ou morale, sans condition préalable. Lors de la déclaration, l’administration vérifie toutefois :

• que les compétences des formateurs, ou les processus de recrutement des formateurs, sont en adéquation avec les formations réalisées ;
• que les premières actions réalisées sont bien des formations.

L’activité de formation est-elle réglementée ?
Oui, elle fait l’objet de quelques règles particulières en matière de gestion, de relation avec les clients et d’obligation de rendre des comptes à l’administration.

Comment différencier les organismes de formation ?
Plusieurs différenciations sont possibles avec des critères différents. Il est possible de distinguer notamment :

• les organismes qui ont la formation comme activité principale voire exclusive, et les organismes qui font de la formation de manière accessoire ;
  
  Beaucoup d’organismes (notamment des fabricants de matériels, ou des revendeurs, ou des organismes qui ont des activités proches de la formation, …) ont une activité de formation qui n’est pas leur activité principale. Ce fait ne pose pas de problème en lui-même, mais il vous engage à vérifier les modes de fonctionnement qui sont souvent très différents.
  
• les organismes intégrés et les organismes à formateurs externes ;
  
  Certains prestataires ont une politique d’intégration de leurs formateurs, d’autres de recours à des formateurs externes. Dans le premier cas, l’homogénéité des formations est mieux garantie, la coordination entre les formateurs plus aisée. A l’inverse les organismes qui ont recours à des formateurs externes présentent l’avantage d’avoir des intervenants qui ont une activité principale en relation directe avec leurs interventions en formation et sont plus immergés dans les pratiques professionnelles.
  
• les organismes qui sont spécialisés dans les formations longues diplômantes ou qualifiantes et les organismes spécialisés dans les formations de courte durée ;
  
  Certains organismes ont des modes de fonctionnement adaptés aux cursus de longue durée, d’autres ont une activité principalement centrée sur la production de modules courts de formation ayant des objectifs spécifiques.
  
• les organismes généralistes et les organismes spécialisés ;
  
  Beaucoup d’organismes de formation sont positionnés sur une spécialité de formation : les langues, l’informatique, le commerce, le transport, la logistique, le développement personnel, etc. D’autres ont une offre très large qui couvre plusieurs domaines. Vous privilégierez soit la spécialisation, soit la capacité à mobiliser des compétences diversifiées.

Il serait également possible de différencier les organismes de formation selon leur statut (organismes publics et privés, à but lucratif ou non), leur niveau d’activité (de très nombreux organismes ont une activité réduite) ou encore les publics qu’ils accueillent principalement (certains organismes travaillent essentiellement en direction des salariés, d’autres des demandeurs d’emploi, etc.).

Quels sont les principaux réseaux de formation ?
Les organismes intervenant à titre principal sur le marché de la formation professionnelle continue sont les suivants :

• Des organismes privés ayant la formation comme activité principale (ils peuvent avoir un statut commercial ou associatif) ;
• Des établissements de l’éducation nationale : les GRETA (Groupements d’établissements pour la formation qui rassemble des lycées) ou les GIP Formation (Groupements d’intérêt public pour la formation qui rassemblent plusieurs structures relevant du Ministère de l’Education nationale), les Universités ;
• Les réseaux des Grandes Ecoles et des Ecoles d’ingénieurs ;
• Les Chambres consulaires :chambres de commerce et d’industrie, chambres des métiers, chambres d’agricultures ainsi que les organismes qui en dépendent ou créés par elles ;
• L’AFPA, organisme paritaire qui possède des implantations dans toutes les régions ;
• Les centres de formation d’entreprises ;
• Les Centres de Formation d’Apprentis qui peuvent développer des activités de formation professionnelle continue ;
• Etc.

Il faut ajouter à ces réseaux les organismes qui ont une activité principale autre que la formation professionnelle continue mais qui interviennent également dans ce secteur : fabricants, fournisseurs, vendeurs, etc.
Sites permettant de s’informer sur les organismes de formation
Le réseau des CARIF, organismes régionaux financés par l’Etat et les Conseils régionaux, dispose de base de données régionale sur l’offre de formation. Chaque CARIF dispose d’un site. Une base de donnée globale permettant une recherche toute France est également accessible.
http://www.intercarif.org/
Le Centre INFFO, association principalement financée par le Ministère du Travail, dispose d’une base de donnée d’organismes de formation.
http://www.centre-inffo.fr/Organismes-de-formation.html
Le portail officiel de l’Etat, des régions et des partenaires sociaux vous permet de rechercher des formations et vous met à disposition des informations sur la formation professionnelle.
http://www.orientation-formation.fr/
Le portail de l’Etat, des régions et des partenaires sociaux.

Autres sites pouvant être consultés :

• Sites d’actualité sur la formation professionnelle. Informations sur les formations.
  http://www.studyrama-pro.com/
  http://www.generation-formation.fr/formation-continue/gf_couv.asp
• Moteurs de recherche sur les formations
  http://www.formatel.com/
  http://www.formaguide.com/
  http://www.foragora.com/
  http://www.studya.com/
• Formations à distance universitaires
  http://www.formasup.education.fr/

Comment construire un plan de formation ?

Il faut tout d’abord identifier l’intérêt pour l’entreprise de disposer d’un plan de formation et identifier les étapes de sa mise en place.

La construction d’un plan de formation présente plusieurs intérêts :

• identifier les actions de formation qui devront être mises en œuvre ;
• programmer la réalisation des actions ;
• communiquer sur les actions qui vont être mises en place.

Quelles sont les étapes de la réalisation d’un plan de formation ?
Le plan de formation peut être réalisé et mis en œuvre en 8 étapes :
1. Définition de la politique de formation
2. Identification des besoins en compétences
3. Choix des modalités d’action les plus appropriées
4. Définition des conditions de réalisation
5. Mise en place d’une programmation
6. Information sur le plan de formation
7. Organisation des actions et suivi
8. Evaluation dynamique

Définition de la politique de formation
Il s’agit de faire le lien entre la stratégie de l’entreprise et les actions de formation.
> Voir sur un autre post: Comment construire une politique de formation ?

Identification des besoins en compétences
En fonction de l’évolution des activités et des emplois, un diagnostic sur les besoins en compétences peut être réalisé à partir des compétences nécessaires aux évolutions et aux compétences possédées par les salariés.

Choix des modalités d’action les plus appropriées
La formation n’est pas la seule réponse possible à un besoin de compétences. Avant de valider le fait d’organiser une formation, il faut envisager d’autres moyens de permettre les acquisitions de compétences (mise en situation, accompagnement, mise à disposition de ressources, etc.).
Définition des conditions de réalisation
La mise en place d’actions de formation suppose de maîtrise les conditions de coût, de qualité et de délai de réalisation. Le plan de formation doit permettre d’identifier tous les éléments qui concourent à l’optimisation du rapport Coût-Qualité-Délai.

Mise en place d’une programmation
La programmation des actions de formation permet de déterminer le « juste à temps » c'est-à-dire le moment opportun pour réaliser la formation en tenant compte à la fois du moment où sont nécessaires les compétences requises et des impératifs liés à la charge de travail.

Information sur le plan de formation
Pour gérer les absences liées à la formation ou bien pour permettre au salarié d’utiliser les compétences acquises pendant la formation, les managers ont besoin de connaître les périodes pendant lesquelles les salariés iront en formation. De même, les salariés sont d’autant mieux à même de profiter de la formation qu’ils sont informés suffisamment à l’avance.

Organisation des actions et suivi
Le plan de formation sert à produire les actions de formation : l’opérationnalisation du plan doit donc être suivie.

Evaluation dynamique
L’évaluation du processus de gestion du plan de formation doit permettre d’améliorer le plan de formation de la période suivante.

Il faut ensuite déterminer la période que va couvrir le plan de formation. 

 Quel rythme pour le plan de formation ?

Le plan de formation est traditionnellement annuel dans la majorité des entreprises. Pour autant cette périodicité n’est pas impérative.

Pourquoi le plan de formation est-il le plus souvent annuel ?
Pour plusieurs raisons :

• les obligations fiscales annuelles des entreprises ;
• l’obligation d’informer les représentants du personnel avant la fin de l’année des projets de formation pour l’année suivante ;
• l’articulation du plan de formation avec des budgets de fonctionnement eux-mêmes annuels ;
• l’intérêt d’avoir une programmation prévisionnelle sur toute l’année ;
• etc.

Le plan de formation annuel est-il obligatoire ?
Non. Le plan de formation lui-même n’est pas une obligation pour l’entreprise. Il est obligatoire d’informer les représentants du personnel sur les projets de formation pour l’année à venir, pas nécessairement d’avoir déterminé l’ensemble des projets un an à l’avance.

Pourquoi le plan de formation aurait-il une autre périodicité que l’année ?
Parce que toutes les formations ne se gèrent pas dans un cadre annuel. Certaines formations sont nécessairement décidées en cours d’année parce qu’elles correspondent à des besoins ponctuels qui n’étaient pas prévisibles.
D’autres formations peuvent être programmées sur plusieurs années civiles parce qu’elles correspondent à un projet de moyen ou long terme ou sont de longue durée.

Quel est le meilleur rythme pour le plan de formation ?
Celui des besoins de l’entreprise en matière d’accompagnement des performances, des projets et des parcours des salariés.
En fait, selon les actions, le plan de formation peut fonctionner sur des rythmes différents :

• au fil de l’eau pour certaines actions ponctuelles ;
• à l’année pour ce qui peut être anticipé ;
• pluriannuel pour des actions de longue durée ou correspondant à des objectifs de moyen ou long terme.

Il convient donc de prendre en compte les rythmes de l’entreprise avant d’adopter une période calendaire pour l’adoption d’un plan de formation.

Comment impliquer la hierarchie ?


L’implication ne se décrète pas.

Il faut que l’encadrement trouve un intérêt à s’impliquer dans les processus de formation pour que la participation à l’élaboration du plan soit efficace.

Pourquoi est-il intéressant d’impliquer l’encadrement dans l’élaboration du plan de formation ?

Pour au moins deux raisons :

• la décision de formation implique une absence du salarié que le manager gèrera d’autant mieux qu’il est partie prenante dans la décision de formation ;
• l’efficacité de la formation est conditionnée par l’utilisation effective des compétences acquises en formation.
  A défaut, la déperdition peut être très rapide (par exemple, le salarié qui n’utilise jamais un outil informatique sur lequel il a été formé perd très vite ses connaissances). Et il est indispensable que le manager permette l’utilisation de la formation lors du retour sur la situation de travail.

Qu’est-ce qui peut contribuer à l’implication de l’encadrement dans la formation ?
L’implication de l’encadrement est d’autant moins acquise que la formation peut poursuivre des objectifs, ou avoir des effets, non souhaités par un manager :

• formation en vue d’une mobilité d’un salarié très compétent dans l’équipe ;
• absence pendant la formation ;
• maîtrise de compétences que ne possède pas le manager ;
• questionnement sur les pratiques professionnelles et remise en cause potentielle des manières de travailler ;
• etc.

Dès lors, il convient d’identifier avec le manager les services qui pourront lui être rendus par le fait que le salarié se forme :

• meilleure compétence et meilleure efficacité ;
• sentiment de reconnaissance du salarié influant sur sa motivation ;
• etc.

Quelle est la limite de l’implication de l’encadrement en matière de formation ?
Elle se trouve dans le fait qu’un manager a tendance à prendre des décisions en fonction de son périmètre d’intervention et des objectifs qui lui sont propres et pas toujours en fonction d’intérêts qui dépassent son champ d’action.
Par exemple, un manager peut avoir un intérêt direct à ce que les salariés très compétents demeurent dans son service et que les salariés moins compétents ou qui ont de moins bons résultats soient mutés dans un autre service. L’entreprise peut avoir d’autres objectifs dans sa politique de mobilité professionnelle.
L’implication du manager doit donc être recherchée avant tout pour les formations qui entrent dans le cadre de son champ de décision et de gestion.

Comment impliquer les salariés ?

Pas plus que pour les managers, l’implication des salariés ne se décrète.
Il importe avant tout de déterminer l’intérêt des salariés pour la formation.
Remarque :
Toute la réforme de la formation professionnelle intervenue en 2003 et 2004 est orientée sur la notion du salarié acteur de sa formation, ce qui implique une participation, qu’elle qu’en soit la forme, à la prise de décision de formation.

Pourquoi les salariés ne seraient-ils pas impliqués en matière de formation ?
Il existe plusieurs raisons au fait que les salariés soient parfois réticents pour aller en formation :

• mauvais souvenir liés à la scolarité ;
• sentiment que la formation est inutile ;
• perception négative de la formation assimilée à la reconnaissance d’un manque de compétence ;
• rejet des modalités de formation (trop scolaire, ou au contraire avec des pédagogies trop proactives, etc..) ;
• crainte d’une remise en cause par la formation ;
• perte de salaire due au suivi de la formation (pour les salariés payés à la production ou qui bénéficient de primes attachées au poste de travail et qui peuvent disparaître du fait de la formation) ;
• charge de travail ;
• etc.

Comment impliquer les salariés dans la formation ?
En clarifiant les motivations de la décision de formation et les conditions de sa réalisation : objectifs poursuivis, suites attendues de la formation, contenu, modalités de déroulement, etc.
Il est également possible de consulter le salarié sur le choix de la formation ou sur les contenus de formation ou encore sur le choix de l’organisme.
Enfin, il faut pouvoir identifier les services ou les « plus » que la formation peut apporter au salarié.

Faut-il associer le salarié à la décision de formation ? 
La loi l’impose pour le DIF mais pas pour le plan. Il faut tenir compte du fait qu’un salarié ne peut pas être formé : lui seul est capable de se former. En d’autres termes, pour que la formation ait un résultat positif, il faut que le salarié l’ait décidé ce qui demeure très aléatoire lorsque la formation est subie ou que le salarié ne souhaitait pas suivre l’action proposée.
De ce fait, la prise en compte de l’avis des salariés sur les formations qui leurs sont proposées, y compris dans le cadre du plan de formation, est vivement conseillée.

Comment formaliser votre politique de formation ?

La politique de formation peut être formalisée de différentes manières. Il est toutefois important qu’elle soit en cohérence avec les différents dispositifs de formation qui seront utilisés pour la mettre en œuvre (Plan, DIF, périodes de professionnalisation,…).

Faut-il écrire la politique de formation ?
Oui, ne serait-ce que parce qu’elle doit être présentée aux représentants du personnel (Quel rôle pour les représentants du personnel ?).
Mais il est également possible de donner une représentation visuelle synthétique de la politique de formation, ou de la bâtir en utilisant le document suivant :

Objectifs	SALARIES CONCERNES	FORMATION	DISPOSITIF A UTILISER	AUTRES ACTIONS
1. LES PERFORMANCES
Performance individuelle
Performance collective
2. LES PROJETS
Nouvelles activités
Nouvelles organisations
Nouvelles techniques
3. LES PARCOURS
Recrutement et intégration
Mobilité
Certifications
4. AUTRES

Comment sont définis les objectifs de la politique de formation ?
Trois catégories d’objectifs sont identifiés :

• les performances :
  il s’agit d’accompagner les salariés dans l’exercice de leurs activités, au niveau individuel et collectif ;
• les projets :
  il s’agit d’accompagner les changements à l’œuvre dans l’entreprise, qu’il s’agisse de nouvelles activités, de nouvelles organisations ou de nouvelles techniques (ou nouveaux matériels) ;
• les parcours :
  il s’agit d’accompagner les salariés dans leur évolution au sein de l’entreprise qu’il s’agisse de nouveaux recrutés, de salariés en mobilité professionnelle ou en évolution.

Que signifient les autres rubriques ?

• Salariés concernés :
  il s’agit des populations et/ou personnes qui sont concernées par la politique de formation.
  
• Formation :il s’agit d’identifier les formations qui pourront répondre aux besoins d’accompagnement identifiés. Pourront être identifiées toutes les caractéristiques des formations : nature, durée, coût, organisme prestataire –ou formation interne-, dates de réalisation, validation…
  
• Dispositifs :
  il s’agit des dispositifs juridiques qui seront utilisés pour mettre en œuvre la formation (Plan, DIF, périodes de professionnalisation, CIF…). En fonction de la politique de l’entreprise, il est possible de privilégier tel ou tel dispositif.
  Par exemple, si l’entreprise n’a pas d’objectif de mobilité externe ne souhaitant pas encourager le turn-over, les formations correspondant à l’objectif de mobilité externe relèveront plutôt du CIF.
  En matière d’accompagnement des performances individuelles, les formations indispensables ou obligatoires relèveront du plan et les formations utiles sans être absolument nécessaires relèveront du DIF, etc.
  
• Autres actions :
  les actions de formation ne constituent pas toujours la meilleur réponse à un besoin de compétence ou de professionnalisation. Il est donc possible d’identifier des actions de professionnalisation autres que la formation. Par exemple : le parrainage ou tutorat, l’évolution du contenu des activités, la participation à des réunions, la mise à disposition de ressources (documentation, personne ressource, ..), la modulation des objectifs d’activité, etc